Phương pháp Ma trận Eisenhower quản trị thời gian càng ngày được nhiều người quan tâm, cũng bởi số lượng hoạt động đang càng ngày tăng. Qua nội dung sau đây sẽ giới thiệu đến cho các bạn đọc phương pháp Ma trận Eisenhower rất hiệu quả nhé.
Mục lục
Phương pháp Ma trận Eisenhower là gì?
Eisenhower là ai?
Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, chiều lòng hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961. Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, chịu trách nhiệm lập chiến lược và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp và Đức; có đóng góp to lớn cho sự phát triển của bộ máy Xa lộ liên tiểu bang Hoa Kỳ
Câu hỏi đặt ra là Eisenhower đã phân bổ thời gian ra sao để có khả năng thực hiện được toàn bộ những hoạt động đó?
Câu trả lời chủ đạo là cách mang tên ông: Ma trận Eisenhower hay thường được gọi là Eisenhower Box.
Xem thêm Định nghĩa về Interpersona kỹ năng của một nhân viên giỏi
Vì sao phương pháp Ma trận Eisenhower lại hữu ích?
Hãy hình dung một tình huống đơn giản: Sếp yêu cầu bạn chuẩn bị một bài thuyết trình đặc biệt cho buổi họp ban giám đốc vào đầu tuần tới.
Bạn chỉ có vài ngày để hoàn thiện, khối lượng công việc rất nhiều và bạn còn có không ít các đầu việc khẩn cấp khác trong Todo List luôn phải giải quyết.
Trước tình thế như vậy, bạn lo âu, mất tập trung và Tất cả mọi thứ tiếp tục xáo trộn.
Những tác nhân gây căng thẳng liên quan đến thời gian là vài trong số rất nhiều nguyên nhân sản sinh ra sức ép trong công việc và đây được xem là hệ quả của việc: có quá là nhiều thứ phải làm trong thời gian thời gian rất eo hẹp.
Bí quyết sử dụng thời gian hiệu quả với ma trận Eisenhower
Theo Eisenhower, để dùng thời gian đạt kết quả tốt và kéo dài hiệu năng thực hiện công việc cao, chúng ta buộc phải dành ra thời gian vào những thứ đặc biệt, chứ không phải vào những yếu tố khẩn cấp. Trọng trách thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi đặc biệt.
Vai trò quan trọng là những việc giúp bạn đạt cho được mục tiêu và cần có quy trình để thực hiện. Đôi lúc đầu việc chính cũng cần gấp, nhưng thường thì không như thế. Khi tích tụ những hoạt động quan trọng, chúng ta làm việc với trạng thái giận dữ nhanh, đồng thời cần giữ bình tĩnh, lý trí, và cởi mở trước những cơ hội mới.
Còn nhiệm vụ khẩn cấp là những công việc cần phải hành động ngay bây giờ. Các hoạt động khẩn cấp đòi hỏi sự phản hồi tức thì và thường gắn liền với mục đích, vai trò của những cá nhân khác trong công ty. Vì thế nên, các hoạt động khẩn cấp đặt con người vào trạng thái bức xúc điểm đặc biệt, cùng lối suy xét ngăn ngừa, tiêu cực, vội vàng và hạn hẹp.
Những kết quả của sự mù mờ
Trong việc lựa chọn tính ưu tiên tác động đến cả cá nhân lẫn xã hội. Trong cuộc sống của chính mình, ta bị kiệt sức và trì trệ, và trong phạm vi bao quát hơn, nền văn hóa của con người chẳng thể giải quyết được nỗi lo tối quan trọng. Ngược lại, khi biết rõ việc gì đặc biệt và việc gì khẩn cấp thì chúng ta sẽ vượt qua được thói quen mang thuộc tính bản năng.
Vì sao cần phân biệt trọng trách và việc khẩn cấp?
Theo Eisenhower, để có khả năng sử dụng thời gian một cách mang lại hiệu quả với hiệu năng làm việc cao nhất thì chúng ta buộc phải dành ra thời gian vào những thứ quan trọng chứ không phải vào những thứ khẩn cấp.
Việc quan trọng thường ít khẩn cấp, và việc khẩn cấp ít khi quan trọng. Để làm được việc làm này cũng như để giảm tải sức ép của việc có quá là nhiều deadline với thời gian gần kề thì trước hết, con người phải phân biệt rõ:
- Trọng trách là những việc mà một khi được hoàn thiện sẽ sinh ra hậu quả giúp chúng ta tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra, cho dù đó là mục tiêu cá nhân hay trong hoạt động. Cụ thể hơn, chúng đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục đích mang tính chất lâu dài.
- Các hoạt động khẩn cấp đòi hỏi sự chú ý ngay bây giờ và thường gắn với có liên quan tới người khác (mục tiêu của người khác), ví dụ gởi email, gọi điện, tin nhắn mới….
Phương pháp Ma trận Eisenhower khi biết rõ việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì con người sẽ vượt qua được thói quen mang thuộc tính bản năng là tích tụ những hoạt động không đặc biệt, đồng thời có đủ thời gian để làm những điều cần thiết cho thành công trong tương lai.
Xem thêm : Hiện diện thương mại là gì – Các hình thức hiện diện thương mại mới nhất 2020
Chi tiết về giải pháp Eisenhower
Cấp độ 1: đặc biệt và cấp thiết
Những công việc quan trọng và cấp thiết là những hoạt động cần bạn phải hành động ngay, nếu như không bạn sẽ phải chấp thuận một hệ quả không mong muốn.
Những công việc có cấp độ 1 thường là những hoạt động do người xung quanh giao cho bạn, hoặc là một việc quan trọng tuy nhiên bạn lại trì hoãn nó cho tới khi nó trở nên cấp thiết. Một vài chẳng hạn như điển hình cho những hoạt động ở cấp độ 1:
- Bạn bị client “dí” deadline ngày hôm sau nên có proposal (bạn là tài khoản manager)
- Ống nước nhà bạn bị vỡ và cả nhà bị ngập (bạn là chủ nhà)
- Bạn đang đi thi tuy nhiên xe bị hỏng giữa đường (bạn là sinh viên)
Tuy rằng đây là cấp độ vừa đặc biệt vừa cấp thiết, nhưng mình nghĩ rằng chúng ta không nên để quá là nhiều hoạt động “xảy ra” ở trong mục này. Lý do là bởi việc phải làm những công việc có áp lực cao (và hệ quả lớn) trong một thời gian dài có thể khiến bạn bị stress, tinh thần mệt mỏi, mất ngủ và mất kiểm soát cuộc sống.
Cấp độ 2: đặc biệt tuy nhiên không cấp thiết
Những công việc quan trọng nhưng không cấp thiết thường sẽ không có một deadline rõ ràng, và sẽ thường có những tác động tích cực về mặt dài hạn. Những công việc này thường sẽ chẳng thể hoàn thiện ngay trong một sớm một chiều, mà phải được lặp lại, tốt nhất và hoàn thành hằng tháng, hằng tuần, thậm chí mỗi ngày như một thói quen.
Những hoạt động tiêu biểu nằm trong cấp độ 2 có khả năng kể đến:
- Tạo ra mối quan hệ tốt với những người bạn, cộng sự
- Tập thể dục thể thao, săn sóc sức khoẻ
- Học một kĩ năng, kiến thức mới
Như bạn có thể thấy, những “công việc” kể trên thực sự không phải là hoạt động, mà giống những thói quen hơn. Nếu như con người không thực hiện hôm nay, thì không hề có chuyện gì trầm trọng xảy ra cả. Chính vì không cấp thiết nên con người lại thường hay trì hoãn những thói quen tốt này, và thay vì vậy là những công việc cấp thiết nhưng không quan trọng (mức 3) hoặc không cấp thiết cũng không quan trọng luôn (mức 4).
Mức 3: Cấp thiết nhưng không quan trọng
Cái gì thường không thể quan trọng thì đảm bảo chẳng thể đem tới giá trị lâu bền cho bạn. Đây là suy nghĩ của mình với những hoạt động nằm trong mức số 3 này.
Phương pháp Ma trận Eisenhower giống những công việc ở mức 1, các hoạt động ở mức số 3 thường sẽ có một khung thời gian rất rõ ràng (cấp thiết mà), và cũng thường xảy ra do yếu tố ngoại cảnh:
- Bạn đang ngồi làm việc và có điện thoại
- Sếp của bạn nhờ bạn chuẩn bị slide cho buổi thuyết trình ngày mai
- Có một cửa hàng đang giảm giá mạnh và ngày mai hết hạn
Với những công việc này, bạn nên thử tìm ai đó có thể giúp bạn hoàn thiện được công việc (nhờ đồng nghiệp chuẩn bị slide hộ, nhờ bạn mua đồ hộ), hoặc tìm cách nào đó để bạn ít phải tốn thời gian và nguồn lực vào đấy nhất.
Xem thêm: Kiến thức môi giới BĐS cơ bản mà ai cũng phải biết
Qua bài viết trên của taodoituong.com đã cung cáp đến cho các bạn đọc về phương pháp Ma trận Eisenhower quản lý thời gian hiệu quả. Hy vọng những thông tin trên của bài viết sẽ hữu ích với các bạn. Cảm ơn các bạn đã dành nhiều thơi gian để xem qua bài viết này nhé.
Mỹ Phượng – Tổng hợp & chỉnh sửa
Tham khảo ( vannguyen.edu.vn, coachthungo.com, … )
